Скорректируйте локальные акты.

• Убрать из ПВТР и других локальных актов упоминания о приказах. Если перестанете издавать приказы, а локальные акты не почистите, новичок потребует ознакомить его с приказом или выдать копию документа. Он прочитает об этом в локальном акте, с которым под подпись ознакомился при приеме на работу.

• Сохранять приказы о приеме, которые уже оформили, в течение срока, установленного законом(пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):

• 75 лет - приказы на работников, уволенных до 01.01.2003;

• 50 лет – приказы на работников, уволенных после 01.01.2003.

• Скорректировать раздел ПВТР, в котором определен порядок приема работников на работу,если Вы продолжаете издавать приказы о приеме на работу. Формулировка в ПВТР будет такая: «Прием на работу оформляется трудовым договором…». Затем укажите, что на основании заключенного трудового договора оформляете приказ (новая редакция ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

• Можно изменить срок ознакомления работника с приказом.Например: вместо 3-х дней с момента подписания трудового договора установить недельный срок. Или привязать срок ознакомления с приказом не к подписанию трудового договора, а к фактическому началу работы.

• Вы можете не знакомить работников с приказами о приеме на работу, если решите их оставить. Это требование утратило силу (ст. 68 ТК РФ в ред. Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Регистрируйте трудовые договоры.

• Продолжайте регистрировать трудовые договоры.Если Вы раньше этого не делали, то заведите журнал регистрации (бумажный или электронный) и присваивайте договорам порядковые номера. Это необязательный реквизит, но после отказа от приказов он Вам понадобится.

• При приеме на работу по-прежнему заполняйте бумажную трудовую, выдавайте сведения о трудовой деятельности и сдавайте отчеты в ПФР.Везде указывайте наименование, дату и номер документа, на основании которого делаете запись о приеме на работу.

• Правила нумерации трудовых договоров закон не диктует,но Вы можете сами установить их в компании. Если необходимо, закрепите правила в инструкции по кадровому делопроизводству.

Пример. Номер трудового договора состоит из цифр, которые обозначают месяц и год его заключения, после знака к этому коду добавляют порядковый номер договора со сквозной нумерацией в течение года (письмо Минтруда от 28.04.2020 № 14–2/В-519). Так, трудовому договору, который заключили в январе 2022 года, присвоили номер: 01–22/01, где 01–22 обозначают месяц и год заключения трудового договора, 01 — его порядковый номер.

Заполняйте трудовые книжки с учетом новых правил.

Заполнение трудовой книжки предполагает следующее:

• В графе 4 трудовой книжки укажите дату и номер приказа, распоряжения или иного решения работодателя, на основании которых делаете запись о приеме на работу (Порядок, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

• Если отказались от приказа о приеме на работу, то в этой графе указывайте реквизиты трудового договора. К решениям работодателя трудовой договор не относится — это двустороннее соглашение, поэтому формально Вы нарушите новый Порядок ведения трудовых книжек. Но других вариантов нет, и инспекторы труда не должны наказывать за такие «нарушения».

Заполнение СТД-Р.

• Заполнение СТД-Р.Форма СТД-Р не конкретизирует вид документа, на основании которого Вы принимаете сотрудника на работу. Поэтому, если в графах 7–9 СТД-Р укажете реквизиты трудового договора, то порядок заполнения сведений о трудовой деятельности Вы не нарушите (п. 2.4 Порядка, утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Направьте отчет СЗВ-ТД в ПФР.

• Отчитаться в ПФР о приеме сотрудника на работу Вы обязаны не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения, иных решений или документов об оформлении трудовых отношений (п. 1.8 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

• В порядке сдачи СЗВ-ТД нет привязки исключительно к приказу о приеме на работу, поэтому в основании можно сослаться и на трудовой договор.Единственный плюс от издания приказа — так проще определить срок сдачи отчета.

Пример. Приказ о приеме на работу Мясникова издали 10.01.2022. Отчет СЗВ-ТД о приме на работу Мясникова направили в ПФР 11.01.2022.

• С какого дня исчислять срок для сдачи отчета, если Вы только заключаете трудовой договор, но не издаете приказ, закон не говорит. В трудовом договоре может быть несколько дат:

• дата, когда стороны подписали трудовой договор;

• дата вступления договора в силу, если она не совпадает с датой подписания договора;

• дата начала работы сотрудника.

Отчитаться необходимо не позднее рабочего дня со дня подписания трудового договора, даже если он не совпадает с датой вступления трудового договора в силу или началом работы сотрудника. Почему так? По аналогии с правилами сдачи отчета после издания приказа. Когда работодатель издает приказ о приеме на работу, кадровик при сдаче отчета ориентируется на дату издания приказа. Когда работник приступит к работе, значения не имеет.

Пример №1.Работодатель оставил приказы.На основании трудового договора директор издает приказ о приеме на работу. С Никитиным заключили трудовой договор 15.12.2021, в котором определили, что к исполнению трудовых обязанностей сотрудник приступит 20.12.2021. На основании трудового договора 15.12.2021 издали приказ о приеме Никитина с 20.12.2021. Отчет СЗВ-ТД о приеме Никитина на работу направили в ПФР 16.12.2021.

Пример №2.В компании отказались от оформления приказов о приеме на работу.15.12.2021 подписали трудовые договоры с новыми сотрудниками Михайловым и Сорокиным. Михайлов приступил к работе в этот же день. В трудовом договоре Сорокина предусмотрели, что к работе он приступит 23.12.2021. Отчеты СЗВ-ТД о приеме обоих сотрудников кадровик направила в ПФР 16.12.2021.

Выдайте справки о работе.

• Унифицированной формы справки о стаже работы в компании нет, но фразу о том, что работник с такого-то числа по настоящее время работает в компании, кадровики всегда подтверждали ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу.

• Теперь вместо приказа указывайте номер и дату трудового договора.

Пример.В компании отказались от оформления приказов о приеме на работу. Новая сотрудница попросила выдать ей справку о работе для предоставления в вуз. Кадровик выдала сотруднице справку, где указала: «Настоящая справка выдана Коваленко Людмиле Николаевне в том, что она работает в отделе продаж в должности менеджера по продажам с 18 января 2022 года (трудовой договор от 18.01.2022 № 1–22/03) по настоящее время…».

Уведомите другие подразделения.

• Если Вам нужно уведомить другие подразделения о том, что приняли в компанию нового сотрудника, например, бухгалтерию, чтобы она вовремя начислила зарплату, то можете сделать это с помощью информационной рассылки.

• Правила такой рассылки, при необходимости, пропишите в локальном акте.