С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам. С нового года сотрудникам, чьи руководители получили электронную подпись ФНС, понадобятся собственные электронные подписи и электронные доверенности. Получить их сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. Дадим пошаговую инструкцию- как оформить ЭЦП при смене директора по новым правилам.

Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения еще не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена.

Пошаговая инструкция получения ЭЦП на нового директора, если его нет в ЕГРЮЛ.

Пошаговая инструкция получения ЭЦП на нового управленца.

По новым правилам необходимо совершить следующие действия:

• Шаг 1.Подготовьте документы для налоговой инспекции:

• приказ о назначении или коллегиальное решение;

• форма Р13014 для ФНС, которую заверяют у нотариуса (бланк утвержден приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020).

• Шаг 2.Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.

• Шаг 3.Определитесь с областью применения нового сертификата(для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).

• Шаг 4.Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНСили в аккредитованный удостоверяющий центр. По новым правилам с ЭЦП физлица можно электронно подать заявление на смену директора. С 01.01.2022 допускается подписание рабочей документации личной ЭП физлица, но только при наличии специальной электронной доверенности. С 01.07.2021 ФНС и доверенные организации предоставляют КЭП для юрлиц, ИП и нотариусов бесплатно.

• Шаг 5.Подготовьте пакет документов для оформления сертификатав соответствии с требованиями центра:

• паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;

• документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);

• выписку из ЕГРЮЛ;

• заявление на оформление сертификата.

• Шаг 6.Получите КЭП на нового руководителяна съемном носителе. При смене лица, обладающего правом подписи от имени организации, использовать КЭП предыдущего руководителя запрещено. Для дальнейшей работы придется оформить новую ЭЦП. По новым правилам:

• за первой подписью в ФНС руководитель приезжает сам (это необходимо для удостоверения его личности);

• представитель по доверенности не вправе получить первую КЭП для руководства;

• для последующих ЭП разрешено дистанционное удостоверение личности — через действующую ЭП или по биометрическим данным (п. 25 приказа ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020);

• для получения первой КЭП руководителю необходимо взять в ИФНС:

• паспорт;

• СНИЛС;

• защищенный носитель с сопроводительной документацией на него.

Помните!Уведомить ИФНС о смене директора, необходимо в течение 3 рабочих дней.

Действия с ЭП в зависимости от ситуации.

• ЭП нового директора еще не оформлена, но необходимо срочно утверждать документы:

• определите, кто должен подписывать ЭЦП при смене директора;

• используйте для подписи документов сертификат сотрудника, который наделен правом второй подписи (например, зам. директора);

• оформите ЭП по срочному тарифу УЦ, аккредитованного по новым правилам.

• Если в организации директор умер, то необходимо подать заявление об отзыве ЭЦП, указав причину такой процедуры. Затем следует назначить сотрудника, который обладает временным правом подписания документов (пока не назначат нового руководителя), и оформить ему ЭП физлица.

Напоминаем,что с 01.01.2022 сотрудники и уполномоченные лица используют личную подпись, как для рабочих, так и для личных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ от 27.12.2019).

Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора

• Банковские риски.В случае списания денежных средств со счета организации (ООО) с помощью ЭЦП бывшего гендиректора убытки компания возместить не сможет. Согласно закону об электронной подписи, и исходя из типовых договоров с банками, риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент.

• Участие в госзакупках.Если подписать госконтракт ЭП бывшего руководителя, то по факту получится подписание контракта неуполномоченным лицом. Компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

• Взаимодействие с налоговой.Декларации, подписанные неуполномоченным лицом, ИФНС может не признать. А отсюда последуют штрафы, пени, налоговые санкции.

• Компрометация ЭП.Подпись должна быть отозвана и заблокирована в день снятия полномочий не только в интересах компании, но и для безопасности бывшего гендиректора. Совершенные с такой ЭП действия могут быть признанными мошенническими.

И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию.

"Это Бизнес" ТПП РФ