Согласно ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС – расскажем тут.

Современная контрольно-кассовая машина (ККМ) — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с ИФНС в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Ключ от ККМ должен храниться у директора магазина. Перед началом рабочего дня необходимо выдать его продавцу под расписку, а также купюры, чековую и красящую ленту и другие нужные инструменты.

Помимо этого, нужно сверить размер выручки предыдущего дня с тем, что записано в кассовой книге, и заверить данные подписью. Только после этих действий к работе может приступать кассир.

• Общий алгоритм работы с кассой.

Практически все ККМ имеют схожую конструкцию, которая включает в себя фискальный накопитель для хранения и шифровки платежных данных, клавиатуру для набора кода товара и его цены, ленточный блок для печати бумажных чеков. Принцип функционирования различных моделей может несколько разниться, но общий алгоритм действий кассира схож и выглядит он следующим образом.

Включите аппарат.

• ККМ должна быть подключена к электросети. Если штепсель находится в розетке, то сделайте следующие действия:

• нажмите тумблер,

• поверните переключатель либо поставьте ключ в «Режим».

На экране аппарата появятся нули или другие символы.

Важно!Перед началом работы с ККМ обязательно ознакомьтесь с инструкцией. Это поможет запомнить этапы работы, сочетания клавиш и правила создания чеков.

Авторизуйтесь.

• Начало работы невозможно без авторизации. Способ авторизации зависит от модели техники и это может быть:

• ввод логина и пароля;

• или использование специальной карты.

Проверьте работоспособность ККМ.

Убедитесь в исправности печатающего механизма и кассы следующим образом:

• Проверьте отображаемую на дисплее информацию, дату, время.

• Напечатайте нулевой чек, нажав кнопку «Наличные» («Оплата»), пока на табло нули.

Проведите расчеты.

После проверки работоспособности устройства, переходите к обслуживанию:

• Введите цену товаравручную на клавиатуре либо с помощью специального считывателя штрих-кода.

• Нажмите кнопку «Оплата» / «Наличные».Откроется денежный ящик кассы, где хранятся купюры.

• Получив деньги от покупателя,положите их в этот лоток и оттуда же выдайте сдачу. Касса сама укажет на ее размер после того, как будет введена полученная сумма.

• Если оплата будет выполнена пластиковой картой, операция должна быть выполнена безналичным способом. Терминал при этом может выдать 2 чека. В этом случае 1 из них остается в магазине.

• Нажмите клавишу «%»,если необходимо посчитать размер скидки в %.

В зависимости от ситуации - создайте чек.

• При возврате товара клиент пишет заявлениес указанием причины отказа, стоимости продукции, даты обращения. Действия кассира следующие:

• оформите накладную на возврат в 2-х экземплярах и подпишите ее и покупателем, и продавцом;

• напечатайте чек возврата. Он отличается от обычного чека тем, что в строке «признак расчета» прописывается «возврат прихода», а не «приход»;

• верните деньги клиенту. При безналичной оплате отличий в процедуре нет. Единственное, что средства поступят на карту покупателя в течение 10 дней.

• При получении авансатакже нужен чек, хоть продажа и считается незавершенной. В этом случае выбейте чек с признаком «Приход»:

• если продукт или услуга известны, то выберите признак предмета расчета «Предоплата»;

• если же таких данных нет, то «Аванс».

• Процесс создания чека коррекцииразличается в зависимости от модели устройства. Он требуется в 2-х случаях:

• если кассир ошибся (например, пробил неверную сумму);

• если произошел сбой в работе кассы (отключили свет, ККМ сломалась).

Чек коррекции содержит те же реквизиты, что и обычный чек, но в нем нет перечня товаров и их цены, а также QR-кода. Это связано с тем, что он нужен только для ОФД и ИФНС, а не покупателю.

Замените ленту в кассовом аппарате.

Такой расходный материал, как кассовая лента, заканчивается довольно быстро. Поэтому каждый кассир должен знать, как вставить новый рулон.

• Если на чеках появилась розовая полоска, значит, в скором времени потребуется выполнить замену кассовой ленты. Для этого:

• аккуратно откройте крышку блока, в котором расположен сам рулон;

• достаньте и опечатайте остатки ленты;

• на бирке поставьте подпись и передайте все старшему кассиру;

• возьмите новый моток, разверните его (внутренняя сторона размотки должна быть вниз), положите в отсек. Важно завести его за печатающую головку;

• закройте крышку и затем нажмите на кнопку «Вверх», чтобы появился край чековой ленты;

• оторвите излишки бумаги и работайте на кассе дальше.

Закройте смену.

По окончании рабочего дня кассир также должен произвести ряд действий:

• Заполните отчет и кассовый ордер, которые передайте старшему кассиру вместе с выручкой.

• Запишите в кассовую книгу показаниясо встроенных счетчиков.

• Посчитайте размер дневной выручкии сверьте его с наличными в денежном ящике кассы.

• Обнулите устройство.

• Выключите питание.

Какие документы нужно вести при работе с ККМ.

Онлайн-касса сняла с бизнеса часть обязательств по заполнению множества документов. Но некоторые бумаги все же придется вести.

• Кассовая книгапотребуется для записи всех полученных кассиром денежных средств и данных об операциях. Она заполняется по форме КО-4 как в бумажном виде, так и в электронном:

• при ведении книги от руки все исправления должны быть заверены главбухом;

• при электронном заполнении и последующей распечатке листов вносить в них корректировки запрещено. Если при проверке ФНС не получит данный документ, то будут выписаны штрафы: до 50 тыс. руб. для организаций и 5 тыс. руб. для ИП.

• Приходный кассовый ордерзаполните согласно форме КО-1 и отразите все полученные денежные средства.

• Расходный кассовый ордерпозволяет посмотреть всю выданную из кассы наличность.

• Чек коррекциинужен в случае ошибки кассира или с целью передачи данных, сделанных без использования кассы.

• Чек возвратапробивается в том случае, если покупатель вернул приобретенный товар и просит вернуть ему сумму покупки.

• Отчеты об открытии и закрытии смены, ККМ печатает автоматически.

• Распространенные ошибки кассиров при работе с ККТ и способы их исправления

Все ошибки, которые могут возникнуть в ходе продаж, легко исправимы. Чаще всего они требуют составления объяснительной и лишь изредка внесения собственных денежных средств.

Ошибка

Способ исправления

Покупка проведена через терминал, но не зафиксирована в аппарате.

• Добейте чек.

• Составьте объяснительную записку.

Покупка оформлена через терминал, а в кассе занесена как наличная оплата.

Как итог: будет расхождение между суммой в книге кассира и остатком в лотке.

• Выполните сверку до суточного отчета.

• Напишите объяснительную записку.

Неправильно пробит чек.

• Если Вы это обнаружили до печати чека, то отмените операцию и забейте данные заново.

• Если Вы отправили неправильный чек на печать, то заберите его у клиента и создайте новый. По окончании дня эти сведения внесите в список ошибочных платежных документов.

• Если обнаружили ошибку после ухода покупателя, то в конце дня сформируйте отчет и укажите фактическую выручку и остаток в кассе. Затем напишите объяснительную.

Не сдана выручка.

• Сформируйте отчет.

• Сдайте деньги и напишите объяснительную записку.

Работник отключил питание аппарата во время его работы.

• Заново включите аппарат.

• Распечатайте нулевой чек.

Лента вставлена неправильно.

• Остановите работу ККМ.

• Снимите рулон в отсеке и зафиксируйте его в правильном положении.

"Это Бизнес" ТПП РФ