Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас.

• Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические:что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии.

• У компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас.

• Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Этапы подготовки к переходу на ЭДО.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните заранее делать следующие шаги.

• Переведите в электронный формат кадровые документы,которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями. К таким документам относятся:

• уведомление об изменении условий работы;

• заявление о переводе на другую должность;

• заявление об отпуске;

• заявление об увольнении и другие.

Всего таких документов более 60. Они перечислены вПриказе Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено взаконе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и т. д.

• Переведите в электронный формат транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

• транспортная накладная;

• заказ-наряд;

• сопроводительная ведомость;

• путевой лист.

ФНС уже начала разрабатывать формат этих документов, и скоро он будет утверждён.

• Переведите в электронный формат документы по учёту НДС.Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

• счёт-фактура;

• книги покупок и продаж;

• универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

• Переведите в электронный формат документы, если Вы работаете в строительной сфере.К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно!ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов было 5: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

• Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.По новым правилам с 1 января 2022 года юрлица и ИП могут получить сертификат еще и в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, представить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Обратите внимание!Физлица и уполномоченные представители организаций смогут получить электронную подпись физлица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС. В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

• Следите за новыми правилами обмена электронными документами насайте ФНС.С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в ИФНС и суд. Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно.

• Подготовьте сотрудников к работе с КЭП, проведя их обучение. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, подписывает файл, а отправить его забывает. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

• Выберите оператора ЭДО на сайте ФНС изспискакомпаний,которые организуют электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.

• Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО:

• заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи;

• обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместо электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать;

• обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

• Дополнительно может потребоваться регистрация в различных федеральных или региональных информационных системах и сервисах, в зависимости от специфики деятельности компании или ИП. Включать такой этап в процесс внедрения ЭДО целесообразно сразу, если планируется интеграция внутренних систем и сервисов с внешними системами. Но сделать это можно и позже, по мере необходимости.

• Определите и назначьте ответственных лиц, издав приказ. Если привлекаются сторонние специалисты, то с ними или с компанией, в которой они работают, заключите договор оказания услуг (выполнения работ).

• Закрепите на предприятии переход на ЭДО.Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

• Разработайте и утвердите регламент электронного документооборота и использования электронной подписи (подписей).

• Одновременно внесите изменения в локальные акты, которые затронет переход на ЭДО. Речь может идти об изменениях в учётной политике, штатном расписании, должностных инструкциях и т. д.

• Возможно, потребуются разработка и утверждение новых локальных актов.

• Подключитесь к электронному документообороту с ФНС, ПФР, другими контролирующими организациями и органами власти(при необходимости), в том числе зарегистрируйтесь в ЕСИА — для доступа к электронному взаимодействию при получении госуслуг.