Предприниматели, которые переходят на ЭДО или уже его используют, могут выбрать наиболее подходящий им вариант организации бухгалтерии и ведения учета — штатную бухгалтерию, удаленную или бухгалтерский аутсорсинг. Варианты также можно совмещать, разделив между ними функции. О специфике каждого из подходов расскажем здесь.

Возможность выбора из разных вариантов — главное преимущество сегодняшнего развития рынка бухгалтерских услуг, которое усиливается развитием электронного документооборота.

• ИП без работников на УСНнет никакой необходимости формировать штат бухгалтеров. Первичный учет можно вести самому — для этого есть много программ и сервисов. Можно использовать услуги оператора ЭДО или привлечь для этого аутсорсера. Составить раз в год декларацию — тоже не проблема, для этого можно разово привлечь удаленного бухгалтера.

• Предпринимателям и компаниям, которым нужно вести бухгалтерский учет, у которых есть работники, но при этом бизнес небольшой или среднего масштаба, можно ограничиться услугами аутсорсинговых бухгалтерских фирм. Если при этом есть желание иметь в штате своего бухгалтера — оставить только главного бухгалтера, который будет контролировать все процессы.

• Если бизнес сравнительно крупный, используется ОСНО, есть специфика (сельское хозяйство, энергетика, ЖКХ, производство и т.п.), то однозначно нужно формировать бухгалтерию и выбирать наиболее подходящий вариант. Зачастую создаётся бухгалтерский отдел, но в целях оптимизации затрат мелкие задачи вместе с формированием и сдачей отчетности передаются на аутсорсинг.

Не ищите универсальный вариант, а выберите то, что подходит именно Вам.

Штатная офисная бухгалтерия.

Штатная офисная бухгалтерия — это классический вариант, который можно сохранить при переходе на электронный документооборот. Но ЭДО изначально призван ускорить и автоматизировать процессы, а также снизить расходы. Поэтому необходимость перемен неизбежна.

• Штатная бухгалтерия в компании удобна тем, что специалист или бухгалтерский отдел всегда под рукой. Он часть команды, с которой можно общаться и решать вопросы тет-а-тет. Принято считать, что в таком случае между бухгалтерией и руководством больше доверия. Это можно отнести к преимуществам подхода.

• При использовании ЭДО недостатки штатной бухгалтерии только усиливаются. Главный минус — расходы. Свою бухгалтерию нужно содержать. При внедрении ЭДО расходы сокращаются, а потребность в большом количестве специалистов отпадает. Поэтому возникает вопрос сокращения персонала вплоть до сохранения в компании только главного бухгалтера.

• Содержание штатной бухгалтерии в условиях ЭДО характерно для крупных компаний и холдинговых структур. Но даже в такой ситуации многие направления работы или отдельные функции могут быть переданы на аутсорсинг.

Бухгалтерский аутсорсинг.

Бухгалтерия на аутсорсинге постепенно отбирает пальму первенства у классической бухгалтерии. В большей степени этому способствует развитие электронного документооборота.

• Бухгалтерский аутсорсинг предполагает полное или частичное бухгалтерское обслуживание компании или ИП. Конкретный перечень услуг может полностью взять на себя сторонняя организация. Это могут быть отдельные услуги, например обработка первичных документов, подготовка и сдача отчетности, или комплексное абонентское обслуживание.

• При ЭДО все осуществляется в электронном виде с использованием программных средств. Руководителю бизнеса предоставляются регулярные отчеты. Он в любой момент в онлайн-режиме может контролировать операции и процессы, давать задания, решать управленческие вопросы без привязки к месту. Руководитель подписывает электронные документы электронной подписью, обменивается ими с бухгалтерией, первичные документы принимаются к учету, по мере необходимости формируется отчетность. Все это проходит в режиме онлайн в рамках единой системы ЭДО.

То же самое можно проводить и на уровне штатной бухгалтерии, но только затраты на ее содержание будет выше, чем оплата услуг аутсорсеров. И ответственность за ошибки при ведении бухгалтерии и сдачи отчетности будут нести они, а не компания-клиент.

• Для электронного документооборота с аутсорсинговой бухгалтерией используются услуги оператора ЭДО— это дополнительная гарантия качества и надежности обмена документами. У Вас может быть свой оператор, а у аутсорсеров — свой. Это не проблема, поскольку в подобной ситуации электронный документооборот проходит посредством межоператорского роуминга.

• Минус при выборе бухгалтерии на аутсорсинге— отсутствие личного контакта со специалистами. Этот недостаток можно устранить, оставив в своей компании главного бухгалтера или несколько штатных бухгалтеров, которые будут сконцентрированы на наиболее важных участках работы.

Бухгалтерия на удаленке.

В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу.

• И теперь многие склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база. Частных бухгалтеров можно привлечь и по гражданско-правовому договору. Но здесь много рисков, которые являются общими для всех фрилансеров.

• Использование электронного документооборота позволяет сделать бухгалтерию на удаленке альтернативой,как штатной бухгалтерии, так и бухгалтерскому аутсорсингу на базе компании. Но в данном случае трудно полностью контролировать работу бухгалтеров, все равно нужен специалист в штате, который бы курировал все вопросы и нес ответственность за результаты работы, ее качество и своевременность.

Совмещение разных вариантов бухгалтерии.

• Иногда трудно выбрать один вариант.ЭДО позволяет обеспечить ведение бухучёта и сдачу отчётности, контроль и оперативное устранение ошибок в онлайн-режиме.Но он требует определённого материального и технического обеспечения, а также соответствующей профессиональной подготовки специалиста. Критически важно обеспечить и информационную безопасность, чтобы избежать утечки данных.

• Многие хотят сохранить своих бухгалтеров, чтобы иметь возможность личного общения и сложившийся уровень доверия. ЭДО и возможности современных технологий рассматривают как вспомогательные средства повышения качества ведения бухгалтерии, скорости операций и автоматизации рутинных процессов. Но при этом осознают потребность в оптимизации расходов.

• Преимущество ЭДО в бухгалтерии— возможность выстроить такую организацию бухгалтерии, которая будет удобна, профессиональна, эффективна и оптимальна по затратам.

• Все три варианта — штатную бухгалтерию, аутсорсинг и удаленку — можно скомбинировать.Но с точки зрения уровня контроля, лучше ограничиться комбинированием двух подходов: штатная и аутсорсинг или штатная и удаленная. При этом за офисными штатными бухгалтерами сохраняются те функции, которые не хочется передавать третьим лицам, а за последними — отдельные направления бухгалтерии. Если все правильно просчитать, вариант будет оптимален и по качеству, и по затратам.

"Это Бизнес" ТПП РФ