Пандемия внесла свои коррективы в порядок увольнения. Сотрудники присылают заявления об уходе по WhatsApp, не возвращают отпускные, увольняются на больничном. Мы собрали все проблемы, на которых спотыкались коллеги.

Ситуация. Примеры и разъяснения.

Сотрудник заявил об увольнении по WhatsApp.

Уволить работника, который прислал заявление на увольнение через мессенджер можно, но сотрудник может оспорить увольнение. Например, ссылаясь на то, что расторгнуть договор можно только по письменному заявлению сотрудника. Тогда в суде придется доказывать, что вы законно уволили сотрудника.

• Совет: Если вы к спорам не готовы, то попросите работника подать письменное заявление. На основании него - увольте сотрудника.

Пример из судебной практики: Сотрудник написал заявление об уходе, сфотографировал и отправил руководителю через WhatsApp. Информацию передали в отдел кадров, и работника уволили без отработки. Сотрудник пошел в суд доказывать, что с ним поступили незаконно.

Суд первой инстанции встал на сторону сотрудника, приняв во внимание, что трудовой договор может быть расторгнут только при наличии письменного заявления об увольнении. Работник не подал заявление в письменной форме (решение Хангаласского районного суда от 14.05.2019 г. по делу №2-219/2019).

Однако апелляционный и кассационный суды поддержали работодателя. В заявлении работник указал конкретную дату увольнения, и работодатель согласовал эту дату. Кроме того, сотрудник не отзывал свое заявление, он получил расчет и перестал ходить на работу. Следовательно, увольнение законно (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 09.04.2020 г. №88-2714/2020).

Сотрудник написал заявление на увольнение и заболел.

Непонятно, когда уволить сотрудника, если он заболел на двухнедельной отработке.

• Совет. Если работник увольняется по собственному желанию, то расторгните с ним трудовой договор той датой, которая указана в заявлении. Из-за болезни переносить дату увольнения не нужно (абз. 3 ст. 80 ТК РФ, письмо Роструда от 05.09.2006 г. №1551-6). Даже если сотрудник попытается оспорить увольнение, судьи встанут на вашу сторону. Больничный не помеха, если работник сам изъявил желание уволиться (апелляционное определение Московского городского суда от 10.09.2019 г. №33-39543/2019). Уволить сотрудника на больничном нельзя, если увольняете его по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).

Работник не указал в заявлении дату увольнения.

Неясно, когда уволить работника, если в заявлении об уходе нет даты увольнения.

• Совет. Попросите работника поставить в заявлении дату, с которой он планирует уволиться.

• Если в заявлении нет даты, непонятно, собирается сотрудник отрабатывать положенные по закону 2 недели или просит уволить его раньше срока (ч. 2 ст. 80 ТК РФ).

• Если работник не указал в заявлении дату, и вы уволите его в день, когда он подал заявление, сотрудник оспорит увольнение. Ведь в двухнедельный срок работник может отозвать заявление (ст. 80 ТК РФ). А вы лишили его такой возможности, поскольку уже издали приказ.

Пример из судебной практики: Сотрудница подала заявление об увольнении по собственному желанию. Видимо, желая, чтобы ее уговорили остаться, она не указала дату в заявлении. Но директор сразу издал приказ, ее уволили в течение суток, то есть до истечения двух недель. Бывшая работница была возмущена и пошла в суд. Она потребовала изменить дату увольнения. Суд отметил, что работник вправе уволиться по собственному желанию, предупредив работодателя за 2 недели. Уволить раньше срока можно лишь по договоренности сторон, но компания не согласовывала дату увольнения с сотрудницей. В заявлении работница не выражала согласия, чтобы ее уволили досрочно. В связи с этим суд «сдвинул» дату увольнения на 2 недели позже даты подачи заявления и взыскал с работодателя средний заработок за это время вынужденного прогула (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 19.05.2020 г. №88-12604/2020).

Сотрудник увольняется и отказывается от бумажной трудовой книжки.

Непонятно, в какой очередности внести записи в трудовую книжку и как их заверить.

• Совет. Внесите в трудовую книжку только запись об отказе от бумажной трудовой. Эта запись будет последней, поскольку потом вы отдаете бумажную книжку работнику (ст. 66.1 ТК РФ). Потом работодатель уже не отвечает за бумажную книжку. Значит, нет оснований делать запись об увольнении.

• Информацию об увольнении покажите в СТД-Р. Форму выдайте работнику в день, когда расторгаете договор (абз. 3 ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

• Подайте в ПФР СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за приказом об увольнении (подп. «в» п. 1 постановления Правительства от 26.04.2020 г. №590).

Работник использовал отпуск авансом и увольняется.

Неясно, как удерживать переплату отпускных и как заполнить 6-НДФЛ.

• Совет. Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, то лишние отпускные вы вправе удержать из окончательного расчета с сотрудником (ч. 2 ст. 137 ТК). Но есть и ограничение. Удержать можно не более 20% от суммы к выдаче после того, как вычли НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письма Минтруда от 22.10.2018 г. №14-1/ООГ-8142, Минздравсоцразвития от 16.11.2011 г. №22-2-4852).

• Если размер неотработанных отпускных больше 20% от окончательного расчета, предложите сотруднику погасить остаток долга добровольно. Работник может сам внести долг в кассу фирмы. Либо написать заявление, чтобы вы удержали и перечислили средства на счет компании (письмо Роструда от 26.09.2012 г. №ПГ/7156-6-1). Но это будет уже не удержание, а распоряжение работника своей зарплатой. Без заявления удерживать всю сумму рискованно. Сотрудник пожалуется в суд. Но некоторые суды поддерживают работодателей.

Пример из судебной практики: Работник отгулял отпуск авансом и уволился до конца года. При окончательном расчете организация удержала более 20% зарплаты за дни отпуска, которые предоставила авансом. Сотрудник обратился в суд с требованием взыскать деньги. Суд поддержал работодателя. ТК РФ ограничивает размер удержаний только из систематических (ежемесячных) выплат, а окончательный расчет - это разовая выплата (Решение Воронежского областного суда от 12.07.2017 г. по делу №21–396/17).

Арбитры считают, что вернуть неотработанные отпускные компания может, только удержав их из окончательного расчета. Других законных оснований нет (определение Верховного суда от 05.02.2018 г. №59-КГ17-19, апелляционное определение Верхового суда Республики Татарстан от 02.11.2017 г. по делу №33-17786/2017).

• Уточните расчет 6-НДФЛ за период, когда выплатили отпускные авансом. В разделе 1 уточненного расчета уменьшите доход в строке 020 на лишнюю сумму отпускных. Пересчитайте исчисленный НДФЛ в строке 040 (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 г. №20-15/049940).

• В справке 2-НДФЛ также покажите отпускные за минусом переплаченной суммы.

• В строке 130 текущего расчета 6-НДФЛ покажите последнюю зарплату сотрудника, не уменьшая ее на сумму лишних отпускных. В строке 140 отразите НДФЛ с последнего заработка. Налог, который вернули работнику, запишите по строке 090.

Пример подсчета неотработанных отпускных. Сотрудник увольняется 5 ноября. Летом он брал отпуск 28 дней. Средний дневной заработок - 421 руб. Отпускные - 11 788 руб. (421 руб. х 28 дн.). НДФЛ - 1532 руб. (11 788 руб. х 13%). На дату увольнения он не отработал 2 месяца, поэтому должен вернуть отпускные за 4,67 дн. (28 дн. : 12 мес. х 2 мес.).

Заработная плата за дни ноября - 1800 руб. НДФЛ - 234 руб. (1800 руб. х 13%).

Лимит, который можно удержать с заработка, - 313,20 руб. [(1800 руб. - 1800 руб. х 13%) х 20%].

Неотработанные отпускные - 1966,07 руб. (421 руб. х 4,67). НДФЛ - 256 руб. (1966,07 руб. х 13%).

Лимит меньше долга (313,20 руб. < 1966,07 руб.). Поэтому сотрудник добровольно вернул долг 1652,87 руб. (1966,07 - 313,20). А бухгалтер по заявлению сотрудника вернул НДФЛ с лишних отпускных - 256 руб.

Уточненный 6-НДФЛ за полугодие. В разделе 1 отразите по строке 020 отпускные с учетом пересчета 9821,93 руб. (11 788 - 1966,07). По строке 040 НДФЛ - 1276 руб. (1532 - 256). Удержанный НДФЛ в строке 070 не меняйте.

6-НДФЛ за год. В разделе 1 по строке 020 добавьте последнюю зарплату - 1800 руб., по строкам 040 и 070 - НДФЛ с зарплаты - 234 руб., по строке 090 - 256 руб., то есть НДФЛ, который вернули работнику.

В разделе 2 по строке 130 отразите зарплату - 1800 руб., не уменьшая ее на сумму неотработанных отпускных, по строке 140 - НДФЛ с заработка - 234 руб.

«Это Бизнес» ТПП РФ