Как придать юридический статус документообороту и переписке на удаленном режиме?

Как придать юридический статус документообороту и переписке на удаленном режиме?

При переходе на удаленный режим работы и безбумажные процессы необходимо решить вопрос с достоверностью обмена документами и их юридической значимостью. Как обеспечить безопасность и достоверность обмена информацией с работниками при удалённом взаимодействии, узнаете из таблицы ниже.

Выберите электронную подпись для переписки.

  • Для переписки с работниками на удаленке достаточно простой электронной подписи. Такая подпись подходит для общения со всеми работниками, кроме тех, кто подпадает под определение «дистанционного работника» в соответствии с ТК РФ.

  • простая электронная подпись — это, например, сама электронная почта;

  • ключ проверки электронной подписи — это пароль доступа к почте (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

  • электронный документ — это тело сообщения электронной почты и вложения к нему.

Используйте для переписки с работниками корпоративную почту. Когда письма отправляют с корпоративного домена, проще доказать, что они исходили от конкретных работников компании, поскольку доступ к этому домену есть только у них. Кроме того, корпоративные серверы лучше защищены от вирусов и хакерских атак.

Обмениваться документами по электронной почте удобно, поскольку не надо получать усиленные квалифицированные электронные подписи и приходить в почтовые отделения. Чтобы такой обмен документами имел юридическую силу, сторонам нужно об этом договориться в письменном виде (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

  • Для переписки с дистанционными работниками нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (ст. 312.1 ТК РФ). Если у Вас такой подписи нет, то обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр из списка на e-trust.gosuslugi.ru.

Сделайте переписку официальной.

  • Чтобы электронная переписка была равнозначна бумагам с собственноручной подписью, оформите 2 документа:

  • приказ о введении электронного взаимодействия;

  • соглашение об электронном взаимодействии.

  • Оба документа надо направить работнику в 2-х экземплярах. Соглашение работник должен заполнить со своей стороны и подписать, а на приказе отметить, что с этим документом ознакомлен, поставить свою подпись. По одному экземпляру каждого документа работник оставляет себе, вторые экземпляры должен вернуть работодателю.

Обратите внимание! Если одна сторона направила с определенного адреса электронной почты сообщение, а вторая получила его, это будет признано подписанием документа простой электронной подписью. Это подтверждает Минкомсвязь на digital.gov.ru.

  • Компании следует отправить документы работнику курьерской службой доставки корреспонденции. Если в штате работников много, то можно сначала оформить бумаги с теми работниками, с которыми наладить электронный документооборот требуется в первую очередь. Впоследствии остальные работники смогут присоединяться к уже действующему соглашению, подписав и направив работодателю решение о присоединении к соглашению об электронном взаимодействии.

  • После заключения соглашения об электронном взаимодействии, документы можно отправлять уже с помощью электронной почты. Эти письма будут считаться легализованными.

Пример. Компания издала приказ, с которым нужно ознакомить всех, кто на удаленке. Директор отправляет приказ работникам на их адреса электронной почты. Работники его распечатывают, подписывают, что ознакомлены, сканируют или фотографируют подписанный документ и отправляют его на электронную почту компании. Можно для надежности потребовать от работников, чтобы они еще выражали отдельное согласие и в теле письма, то есть в самом сообщении.

Особенности составления соглашения об электронном взаимодействии.

  • Чтобы обмениваться документами в электронной форме, в соглашении об электронном взаимодействии должны быть прописаны 2 основных элемента (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

  • правило определения лица, которое подписывает электронный документ, по его простой электронной подписи;

  • обязанности лиц, которые создают или используют ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

  • Сформулируйте в соглашении понятие «электронный документ», перечислите и опишите документы, которыми будут обмениваться стороны. Можно указать любые документы, за исключением особо значимых, например, приказов об увольнении. Кроме того, зафиксируйте в соглашении равнозначность бумажных документов и документов, которые подписаны простой электронной подписью.

  • Пропишите, что стороны признают юридическую значимость сообщений, которые работодатель направит работникам на их адреса электронной почты, опишите права и обязанности сторон соглашения. Компания вправе добавить другие условия по своему усмотрению, поскольку в законе почти ничего нет по поводу требований к соглашению.

  • Если у компании есть корпоративный портал, можно таким же образом придать юридическую значимость коммуникациям в корпоративном мессенджере.

Например, работодатель создает канал, где публикует официальные сообщения, а работники там же выражают согласие с ними. Это будет приравниваться к электронным подписям сторон. Но это нужно детально прописать в соглашении об электронном взаимодействии.

"Это Бизнес" ТПП РФ

Наш аккаунт в Инстаграм: @chastnikm

Подписывайтесь и узнавайте новости компании из первых рук.

НОВОСТИ ПО теме -> Бизнес и предпринимательство

Торгово-промышленные палаты становятся частью инфраструктуры поддержки субъектов МСП

Торгово-промышленные палаты становятся частью инфраструктуры поддержки субъектов МСП

27 октября 2020 года Президент Российской Федерации Владимир Путин подписал Федеральный закон №349-ФЗ «О внесении...
Подписан закон о новых правилах блокировки счетов компаний и ИП

Подписан закон о новых правилах блокировки счетов компаний и ИП

Новые поправки, внесенные Федеральным законом от 09.11.2020 №368-ФЗ , вступят в силу только с...
Центр бизнес-наставничества приглашает на консультации

Центр бизнес-наставничества приглашает на консультации

По окончании обучения в школе наставничества 69 предпринимателей Кемеровской области получили сертификат наставника. Интенсивная программа...
Обучение порядку применения 44-ФЗ и 223-ФЗ в 2020 г.

Обучение порядку применения 44-ФЗ и 223-ФЗ в 2020 г.

Кузбасская торгово-промышленная палата приглашает специалистов по закупкам на курсы, позволяющие пройти полную подготовку к успешному...
Сбер провел вебинар о формируемой экосистеме для бизнеса

Сбер провел вебинар о формируемой экосистеме для бизнеса

Сбербанк России, перешедший на новый бренд Сбер, при организационной поддержке Кузбасской ТПП 28 октября провел...
Где искать клиентов и как продавать свои услуги дорого

Где искать клиентов и как продавать свои услуги дорого

24 ноября в 18.30 вебинар на тему «Где искать клиентов и как продавать свои...
Подбор команды сотрудников как отражение ценностей собственника

Подбор команды сотрудников как отражение ценностей собственника

11 ноября 14.00- онлайн-встреча с наставником. Прожикина Марина, «Подбор команды сотрудников как отражение ценностей собственника»....
Что надо знать бухгалтеру про переход на систему прямых выплат пособий.

Что надо знать бухгалтеру про переход на систему прямых выплат пособий.

Пилотный проект по переходу регионов с «зачетной» на «прямую» систему начисления социальных выплат (к ним...
Листки нетрудоспособности: новые правила выдачи

Листки нетрудоспособности: новые правила выдачи

До 14 декабря 2020 года еще действует порядок, установленный приказом Минсоцразвития №624н от 29.06.2011...
Важные изменения для бизнеса

Важные изменения для бизнеса

Мы подготовили список изменений в законодательстве, которые вам следует учесть в работе уже сейчас. Например,...
Что такое оферта простыми словами?

Что такое оферта простыми словами?

Оферта - это предложение, имеющее юридическую силу с четко описанными условиями, которое может быть как...
Снятие с учета ЕНВД: осталось меньше двух месяцев на принятие решения

Снятие с учета ЕНВД: осталось меньше двух месяцев на принятие решения

С окончанием 2020 года в России перестает действовать единый налог на вмененный доход (ЕНВД). Поэтому...
4 метода для поиска заинтересованных подписчиков в Instagram

4 метода для поиска заинтересованных подписчиков в Instagram

Ни один из методов поиска пользователя Instagram не относится к типу «установил и забыл». Но...
Кузбасская ТПП поможет предпринимателям урегулировать конфликты без суда

Кузбасская ТПП поможет предпринимателям урегулировать конфликты без суда

Андрей Рожанский, начальник департамента правовой работы Кузбасской ТПП, прошел обучение в АНО «Международный институт менеджмента...
Представители семейного бизнеса Кузбасса приняли участие в тренинг-интенсиве ТПП РФ

Представители семейного бизнеса Кузбасса приняли участие в тренинг-интенсиве ТПП РФ

Для победителей специального проекта «100 Семейных компаний под патронатом Президента ТПП РФ» в Сочи прошел...
Сейчас в Междуреченске (23:13)
погода -6.2 Co
Подробнее

Новости

Каталоги магазинов города

Услуги