Когда составлять график отпусков, чтобы не попасть на штрафы?

Когда составлять график отпусков, чтобы не попасть на штрафы?

Когда составлять график отпусков, чтобы не попасть на штрафы?

График отпусков - ежегодно формируемый организациями и ИП документ, который содержит сведения об очередности и продолжительности отдыха каждого работника. Важно знать, как составить его в 2021 году, чтобы впоследствии вовремя начислить отпускные, избежать путаницы по поводу отсутствия на рабочих местах сотрудников и торможения рабочего процесса.

Сроки составления графика отпусков.

  • Ст. 123 ТК РФ закрепляет необходимость утверждения графика отпусков максимум за 2 недели до года, в отношении которого он составляется. То есть на 2021 год документ должен быть подписан до 17 декабря 2020 года. Поскольку это будет четверг, никаких переносов крайних дат не предусмотрено.

  • Законодательство не запрещает оформлять документ в более ранние сроки. Фактическая дата его составления обязательно указывается в соответствующей графе.

Ответственность за нарушение сроков составления графика отпусков.

  • В случае составления документа после указанного крайнего срока возникает риск быть оштрафованным инспекцией по труду. Ответственность регламентируется ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривает штрафные санкции:

  • для ИП: 1-5 тыс. руб.;

  • для должностного лица: 1-5 тыс. руб. или предупреждение;

  • для организации: 30-50 тыс. руб.

Обратите внимание! Документ с информацией об отпусках относится к обязательным для всех работодателей. Штраф за его отсутствие аналогичен ответственности за нарушение сроков составления.

Порядок формирования графика отпусков.

Процедура составления графика отпусков на 2021 году будет выглядеть примерно так:

  • Опросить работников о желаемых датах отдыха. Прежде всего, следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля.

  • Составить предварительные графики по подразделениям компании с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Этот вопрос может быть поручен руководителям подразделений, которые лучше всего владеют данной информацией.

  • Обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика.

  • Передать на утверждение руководителю и ознакомление персоналу.

Чьи интересы обязательно учесть в графике отпусков.

  • Перед тем, как составить окончательный график отпусков на 2021 год, работодатель обязан учесть интересы ряда сотрудников, так называемых льготных категорий, которые имеют законное право выбирать удобные даты отдыха. К ним относятся лица, которые:

  • не достигли совершеннолетия;

  • являются родителями более трех детей до 12-летнего возраста или одним из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида;

  • имеют жену, находящуюся в декретном отпуске;

  • получили статус чернобыльцев, ветеранов боевых действий, инвалидов войны, Героев СССР или РФ и пр.;

  • являются почетными донорами, кавалерами ордена Славы или Трудовой Славы;

  • работающие по совместительству лица имеют право на отдых одновременно с предоставляемым по основному месту работы;

  • супруги военнослужащих имеют право на отдых в отпускной период второго супруга.

Деление отпусков на части.

Учесть пожелания абсолютно всех работников обычно нет возможности, тем более что большинство хочет отдыхать летом. Как вариант можно предоставлять отпуск частями (с продолжительностью одной из них не менее 14 дней), которые будут отражены в графике отдельными строками. Но предварительно нужно получить письменное согласие о таком разделении от самого работника.

  • Если к соглашению с сотрудником не пришли, придется предоставить отпуск целиком.

  • Когда работник согласен разделить отпуск на части, одна из них должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней за текущей рабочий год. Для оставшихся 14 дней ежегодного отпуска правил нет - можно использовать так, как договоритесь.

Внимание! Трудинспекторы негативно относятся к фиктивным отпускам. Например, если все оставшиеся 14 дней отпуска предоставить работнику исключительно по выходным, к компании могут быть вопросы (письмо Минтруда от 07.12.2018 г. №14-2/ООГ-9754, разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф от 23.01.2019 г.).

Форма документа.

Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для оформления графика отпусков использовался унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1). Вы вправе не применять его. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Можете разработать свой бланк и дополнить его необходимыми именно Вам графами.

  • Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

  • о работодателе;

  • о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;

  • о наименованиях отделов, структурных подразделений;

  • о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.

  • об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).

  • На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом должен быть ознакомлен персонал, подтверждая этот факт своей подписью.

  • Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.

Возможные нарушения.

После составления документа следует проверить его на следующие возможные ошибки:

  • Включение не всех работников. Важно не забыть о работающих по совместительству лицах и женщинах, которые в 2021 году вернутся к работе из декрета.

  • Внесение неполной информации. В документе указываются сведения об основных и дополнительных отпусках каждого сотрудника, а также предыдущих неиспользованных периодах. Но не вносятся даты отдыха без сохранения заработной платы, а также связанные с обучением, беременностью и родами, уходом за ребенком.

  • Отсутствие согласования с профсоюзным органом (при наличии такового). Последний должен обязательно одобрить проект графика отпусков или предложить свои корректировки. Иначе работодатель утверждает документ вместе с протоколом разногласий, который профсоюз вправе обжаловать в суде или госинспекции по труду.

  • Отсутствие изменений (при факте их существования). График обязательно корректируется при переносе дат отдыха, отзыве из отпуска или приеме новых работников в течение года. В последнем случае допускается оформить отдельное приложение или попросить заявление от новичка. На его основании работодатель издает приказ о предоставлении отпуска, а соответствующие сведения вносятся в личную карту работника.

График отпусков для совместителей.

Включать в график отпусков внутренних и внешних совместителей?

  • График отпусков составляют для всех сотрудников организации, в том числе и внутренних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таким сотрудникам предоставляют отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

  • Поэтому внутреннего совместителя укажите в графике дважды по обеим должностям: основной и по внутреннему совместительству.

Пресс-служба ТПП РФ

Наш аккаунт в Инстаграм: @chastnikm

Подписывайтесь и узнавайте новости компании из первых рук.

НОВОСТИ ПО теме -> Бизнес и предпринимательство

Без каких документов нельзя принять на работу

Без каких документов нельзя принять на работу

У каждой компании может быть свой список документов, необходимых при приеме на работу. Но существует...
Открыт прием заявок на всероссийский конкурс «Успех»

Открыт прием заявок на всероссийский конкурс «Успех»

Открыт прием заявок на XVI Всероссийский конкурс деловых женщин «Успех» 2020 XVI Всероссийский конкурс...
В Кузбассе стартовал проект по наставничеству в бизнес-сфере

В Кузбассе стартовал проект по наставничеству в бизнес-сфере

20 октября в рамках национального проекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы»...
Указываем правильно место работы в трудовом договоре

Указываем правильно место работы в трудовом договоре

В ТК РФ сказано, что в трудовом договоре следует указать место работы сотрудника. А если...
Кто может получить карту АТЭС?

Кто может получить карту АТЭС?

Часто совершаете деловые поездки? Несете большие временные и финансовые издержки на оформление виз, и...
Когда составлять график отпусков, чтобы не попасть на штрафы?

Когда составлять график отпусков, чтобы не попасть на штрафы?

График отпусков - ежегодно формируемый организациями и ИП документ, который содержит сведения об очередности и...
Как совмещать патентную систему налогообложения и УСН

Как совмещать патентную систему налогообложения и УСН

Если предприниматель ведет сразу несколько видов деятельности, то допускается установить разные системы налогообложения к ним....
5 способов повысить эффективность маленькой команды

5 способов повысить эффективность маленькой команды

Успешность маленькой команды зависит от непрерывного движения вперед: развивайте хорошие практики, избавляйтесь от плохих и...
Онлайн-консультация Министра труда и занятости населения Кузбасса

Онлайн-консультация Министра труда и занятости населения Кузбасса

В рамках консультации будут даны разъяснения об особенностях и преимуществах участия предприятий Кемеровской области в...
Международный форум в Кемерове «АртЦифровизация»

Международный форум в Кемерове «АртЦифровизация»

Форум состоится 29 и 30 октября в смешанном режиме офлайн и онлайн. Помимо подключения...
Президент РФ наградил Кузбасскую ТПП

Президент РФ наградил Кузбасскую ТПП

Президент РФ В. В. Путин наградил Кузбасскую ТПП за участие в акции «Мы вместе». ...
Члены КТПП приняли участие в онлайн-сессии Банка России

Члены КТПП приняли участие в онлайн-сессии Банка России

На онлайн-сессии обсудили основные цели и принципы денежно-кредитной политики Центрального банка Российской Федерации. В онлайн-встрече...
Кибербезопасность и пандемия: 5 главных угроз для бизнеса

Кибербезопасность и пандемия: 5 главных угроз для бизнеса

Влияние пандемии COVID-19 на весь мир, в первую очередь, на бизнес, будет ощущаться еще очень...
Минэкономразвития готовит изменения в механизм ОКВЭД

Минэкономразвития готовит изменения в механизм ОКВЭД

Минэкономразвития России предлагает усовершенствовать систему ОКВЭД, а также порядок формирования реестра МСП и др. ...
Кузбасская ТПП проводит экспертизы по запросу

Кузбасская ТПП проводит экспертизы по запросу

Экспертная служба Кузбасской ТПП проводит по запросу железнодорожно-технические экспертизы. Из опыта: ...
Сейчас в Междуреченске (15:30)
погода 7.0 Co
Подробнее

Услуги

300 руб.
ДРУГОЕ - СДАМ В
ДРУГОЕ - СДАМ В АРЕНДУ PS4, всегда на связи, ...
500 руб.
РАЗНОЕ - СИДЕЛКА.Сиделка, няня без вп. Работа с людьми ...

Каталоги магазинов города

Новости