Первый вариант:Отправить сотрудника в отпуск строго по графику.

Работодатель вправе игнорировать желание сотрудника не ходить в отпуск в запланированные сроки, так как работник обязан взять отпуск по графику (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Но от компании потребуется точно соблюсти процедуру. Только тогда работник не сможет отказаться от очередного отпуска.

• Предупредите сотрудника о плановом отпуске за 2 недели до его начала(ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Иначе работник вправе продолжить работу и в отпуск не уходить (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Как именно уведомить работника о предстоящем отпуске, компания решает самостоятельно (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1).

• На практике есть три способа уведомления работника о предстоящем отпуске:

• направить письменное уведомление на рабочую электронную почту сотрудника;

• пригласить в кадровую службу и предложить расписаться в ознакомительном листе или ведомости;

• указать дату начала очередного отпуска непосредственно в графике отпусков, тут же дать работнику расписаться и проставить дату уведомления (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

• Не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска выдайте работнику отпускные(ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Сотрудник, который не получит деньги в срок, вправе законно отказаться от планового отпуска.

Второй вариант:Перенести дату начала отпуска по желанию работника.

ТК РФ не запрещает менять даты отпуска. Но конкретный порядок будет зависеть от того, имеет ли сотрудник право на отпуск в удобное время. Такая привилегия есть, к примеру, у родителей как минимум 3-х детей в возрасте до 18 лет, при этом младшему из них не должно быть больше 14 лет (Федеральный закон от 09.03.2021 № 34-ФЗ).

• Отпуск переносит льготник.Работодатель обязан перенести отпуск льготника, даже если время отдыха уже прописано в графике (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786). Но работодатель вправе установить в локальном акте предельный срок, позже которого подавать заявление о переносе будет поздно (письмо от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439). Оптимальный вариант — за 2 недели до начала отпуска.

Запись в локальном нормативном акте о крайнем сроке подачи заявления о переносе отпуска может выглядеть так: «Если работник хочет перенести дату начала отпуска, установленную графиком отпусков, он должен подать заявление не позднее, чем за 2 недели до более ранней из дат начала отпуска – по графику или по желанию работника с учетом переноса срока». А вот как это будет выглядеть на примере.

Пример:По графику отпуск Р.Ю. Мясниковой начинается 4 мая 2022 года, Н.Г. Бронниковой — 31 мая 2022 года. Мужья работниц служат в одной воинской части. Их отпускают отдохнуть с 26 мая 2022 года. Для переноса отпуска на 26 мая обеим сотрудницам необходимо:

• Р.Ю. Мясниковой нужно подать заявление о переносе отпуска не позднее 19 апреля. Это крайний срок, когда работодатель обязан уведомить работницу о начале ее планового отпуска с 4 мая.

• Н.Г. Бронникова должна подать заявление о переносе очередного отпуска не позднее 11 мая. Тогда работодатель успеет выполнить свою обязанность предупредить о начале фактического отпуска за две недели.

• Отпуск переносит работник без льгот.Норму локального нормативного акта о крайнем сроке подачи заявления распространите на всех работников, а не только на льготников. Ведь работникам не льготных категорий тоже нужно написать заявление о переносе отпуска. Разница лишь в том, что положительное решение руководителя не гарантировано. После подачи работником заявления о переносе отпуска, ему можно отказать, и это не будет нарушением трудового законодательства.

Если руководитель согласен на перенос отпуска, он издает приказ о внесении изменений в график отпусков. Новые сроки отпуска становятся обязательными для обеих сторон.

Третий вариант:Деньги вместо отпуска.

Формально заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Например, если работнику установлен дополнительный или удлиненный отпуск. На практике есть два «серых» способа закрыть вопрос с работником, который накопил неиспользованные дни и никак не хочет их отгулять:

• Уволить на один день.Договоритесь с работником об увольнении, например, по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Оформите все документы, рассчитайте все выплаты. В том числе и компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК, письмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521). На следующий день примите бывшего сотрудника обратно на прежних условиях. Никаких ограничений на этот счет нет. А если проверяющие все-таки придерутся, объясните: не нашли достойной замены, а сотрудник сам передумал и решил вернуться. Если у Вас холдинг, тогда просто оформите перевод сотрудника в другое юрлицо.

• Оформлять отпуска на выходные.В оформлении отпуска на выходные дни есть риски. Чиновники считают, что оформлять отпуска только на субботу и воскресенье — нарушение (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Ведь это скрытая компенсация неиспользованного отпуска. Она полагается сотрудникам только при увольнении. Чтобы избежать претензий, предложите сотруднику включить в отпуск предшествующие выходные.

Например:Работник планирует взять отпуск с 12 по 25 апреля 2021 года. В заявлении сотрудник должен написать: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 10 по 25 апреля 2021 года». Тогда он получит два дополнительных оплачиваемых дня, а компания избежит претензий.

Ограничение для переноса отпуска.

• Отпуск следует использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он полагается(ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Перенос отпуска на следующий рабочий год допускается лишь в исключительных случаях.

• Если выяснится, что работодатель не соблюдал график отпусков и позволял сотрудникам накапливать дни отдыхасверх нормы, то его оштрафуют трудовые инспекторы (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП).

• за первое нарушение — на сумму от 30 до 50 тыс. руб.,

• за повторное — от 50 до 70 тыс. руб.;

• директору же, помимо штрафа, грозит дисквалификация на срок до 3-х лет.

Не разрешайте работникам отдыхать без оформления отпуска.

• Фиктивные отпуска — это не выход.При увольнении Вы не сможете доказать, что работник отпуск использовал. Никакие фотографии из социальных сетей с морскими пейзажами не помогут (апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2019 № 33-9276/2019). Придется заплатить компенсацию.

• Если отпуск оформить, но работника не отпустить, тоже будут проблемы.Сотрудник в отпуске формально не может подписывать документы, участвовать в совещаниях, ездить в командировки и т. д. При несчастном случае на производстве придется объяснять, как он оказался на работе во время отпуска.