Удаленная работа в период коронавируса: рекомендации руководителю.

Трагедия в «Крокусе»
Описание картинки

Удаленная работа в период коронавируса: рекомендации руководителю.

30
30

Из-за ухудшения ситуации с коронавирусом с этой недели в России вновь введены нерабочие дни с сохранением зарплаты. В связи с этим работодатели должны перевести на удаленный режим работы 30% сотрудников, а также всех сотрудников старше 60 лет и имеющих хронические заболевания. Требование будет действовать до 25 февраля 2022 года. Исключением являются стратегические отрасли и сфера здравоохранения, а также работники, вакцинированные или переболевшие. В свежем материале напомним работодателям, как организовать удаленную работу в период коронавируса.

Регионы вновь вводят ограничения из-за коронавируса и переводят работников на удаленку. Мы собрали самые частые вопросы, которые возникают при ограничениях, и ответили на них в рекомендациях ниже.

С 1 января 2021 года удаленную работу приравняли к дистанционной (абз. 3 п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ, далее – Закон № 407-ФЗ).

До 1 января Минтруд в письме выделял удаленную работу как отдельную форму работы на дому. Таким образом, были 2 отдельные формы – удаленная и дистанционная работа. Но ТК РФ такую форму, как удаленная работа, никак не регулировал.

Рекомендации

Временно переведите сотрудников на дистанционную работу.

  • По решению региональных или муниципальных властей временно переведите сотрудников на дистанционную работув связи с коронавирусом. Для этого издайте приказ и в нем укажите:

  • списки сотрудников, которые будут работать из дома;

  • порядок организации работы на дому: срок перевода, график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому;

  • оборудование и средства, которые передаете сотрудникам для дистанционной работы.

  • по согласованию с работодателем сотрудники вправе использовать свое или арендованное оборудование и другие средства для работы. В этом случае работодатель обязан возмещать сотрудникам затраты, а также компенсировать другие расходы, которые связаны с дистанционной работой.

  • сотрудников, которые попали в список удаленщиков, ознакомьте с приказом.При этом вносить изменения в трудовой договор не нужно.

  • с 1 января 2021 года в организации должен быть локальный акт, который регулирует временный перевод на удаленку в исключительных случаях. Локальный акт нужно принять с учетом мнения профсоюза, если он есть.

Подготовьте положение об организации дистанционной работы.

  • порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях нужно прописать в положенииоб организации дистанционной работы на период коронавируса. В нем укажите:

  • список сотрудников,

  • срок перевода,

  • способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении,

  • возможность использования ресурсов организации на дому.

Подготовьте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу.

  • подготовьте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу на период коронавируса в свободной форме.В нем укажите:

  • основание для перевода, например, акт региональной или муниципальной власти о введении режима повышенной готовности;

  • срок перевода;

  • список сотрудников и их должности;

  • объем работы;

  • оборудование и средства, которые выдали сотрудникам для работы в дистанционном режиме.

Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе персонала на дистанционную работу.

  • для временного перевода сотрудников на дистанционную работув связи с коронавирусом, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником не нужно. Правило работает, если есть решение властей о переводе сотрудников на удаленку.

  • достаточно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников, в том числе с помощью обмена документами в электронном виде.При этом в организации должен быть локальный акт, который регулирует порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях.

Как прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса.

  • чтобы прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса и вернуть сотрудников в офис, издайте приказ о прекращении временного режима дистанционной работы. В приказе укажите дату, с которой сотрудники должны выйти на работу в офис.

  • если переводили сотрудников по допсоглашению, то пропишите в приказе, что условия соглашений утрачивают силу. Выполните такие действия, если в допсоглашении есть период его действия или конкретный срок, который закончился.

  • если срока нет, следовательно, работник перешел на такой дистанционный режим на постоянной основе.В этом случае сотрудник и работодатель должны оформить допсоглашение к трудовому договору. В нем нужно зафиксировать новые условия работы (ст. 72 ТК РФ).

  • с приказом ознакомьте работников. Поскольку все сотрудники временно работают удаленно, ознакомить их с приказом под подпись не получится. Поэтому направьте приказ на адрес рабочей почты сотрудников с уведомлением о прочтении. В письме укажите дату, с которой сотрудники должны приступить к работе в офисе. Приложите к письму приказ. Дополнительно позвоните каждому сотруднику и сделайте СМС-рассылку на номера телефонов.

Заявление сотрудника об установлении режима дистанционной работы.

  • если инициатором перевода на дистанционную работу выступает сотрудник, то он должен написать заявление. В нем сотрудник должен указать:

  • должность и имя руководителя;

  • наименование работодателя;

  • свои Ф. И. О. и должность;

  • причины перевода;

  • срок временной дистанционной работы, такой период не сможет превышать шесть месяцев;

  • дату перевода;

  • дату заявления и подпись.

  • организация вправе отказать сотруднику в удаленной работе.Но если Вы согласны, то издайте приказ и заключите допсоглашение с работником.

  • если инициатор перевода на временную дистанционную работу работодатель, тосотрудники не должны писать заявление. В этом случае достаточно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников.

Согласие сотрудника на перевод его на дистанционную работу.

  • если есть решение властей о переводе сотрудников на удаленкув условиях пандемии коронавируса, то получать согласие сотрудника на перевод его на дистанционную работу, не нужно (абз. 14 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

  • в этом случае издайте приказ и ознакомьте с ним сотрудников. Заключать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно.

Правила охраны труда при переводе на дистанционную работу.

  • при переводе сотрудников на дистанционную работу нужно ознакомить их с требованиями охраны труда при работе с оборудованиеми средствами, которые рекомендовали или предоставили. В этом случае проведите работникам инструктаж по охране труда при работе с оборудованием и средствами. Ознакомить сотрудника с правилами можно, например, путем обмена с ним электронными документами (абз. 6 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

  • другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан. Исключение – дополнительные условия и требования установил трудовой договор или соглашение к нему, коллективный договор, локальный нормативный акт (абз. 6 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

  • при временном переводе сотрудников на дистанционную работу в исключительных случаях обучите сотрудников, как применять оборудованиеи другие средства, которые рекомендовали или предоставили. Сделать это можно с помощью аудио- или видеосвязи (абз. 13 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Электронный документооборот с сотрудниками, переведенными на дистанционную работу.

  • стороны вправе обмениваться документами в электронном виде.В отдельных случаях работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Такие подписи нужны, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:

  • трудовой договор;

  • дополнительные соглашения к трудовому договору;

  • договор о материальной ответственности;

  • ученический договор.

  • в остальных случаях стороны вправе использовать любые электронные подписи или взаимодействовать другим способом, который сможет подтвердить, что каждая сторона получила документ. Способы, порядок взаимодействия и сроки для подтверждения пропишите в трудовом договоре или в соглашении к нему, коллективном договоре или локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза (абз. 2 п. 3 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Использование УКЭП в трудовых отношениях.

  • Использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодатель должен в трудовых отношениях с дистанционными работниками только в отдельных случаях(абз. 2 п. 3 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). В отношении других сотрудников трудовое законодательство применение электронной подписи не предусматривает.

  • Работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись,чтобы заключить, изменить или расторгнуть:

  • трудовой договор;

  • дополнительные соглашения к трудовому договору;

  • договор о материальной ответственности;

  • ученический договор.

Обратите внимание!24 апреля Президент подписал закон, который в качестве эксперимента разрешил работодателям и сотрудникам обмениваться документами в электронной форме, в том числе заключать трудовой договор и договор о материальной ответственности. Но участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).

Порядок возмещения сотруднику расходов на выполнение дистанционной работы.

  • Порядок, размер и сроки выплаты компенсаций и расходов нужно прописать в трудовом договореили соглашении к нему, коллективном договоре, локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза (абз. 5 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Например,в трудовом договоре можно прописать, что работодатель обязуется:

  • возмещать расходы на интернет, мобильную связь на основании отчетных документов, которые представит работник, – чеков, квитанций;

  • выплатить компенсацию за использование личного оборудования, технических и иных средств для выполнения трудовой функции.

  • Компенсация.Так, работник вправе получить компенсацию, если он использует личное или арендованное:

–оборудование, например, компьютер, принтер;

–программно-технические средства, например, «1С»;

–средства защиты информации, например, антивирусные программы.

Например,работник вправе потребовать от работодателя компенсацию за износ, амортизацию компьютера (ст. 188 ТК).

  • Возмещение расходов.Во время дистанционной работы сотрудники несут затраты на электроэнергию, интернет и мобильную связь. При этом работник использует интернет, телефонную связь, электроэнергию не только для рабочих, но и для личных целей. Поэтому работнику нужно из счетов на оплату этих услуг рассчитать и согласовать с работодателем сумму, которая приходится на рабочее время.

Внимание!Даже если в трудовом договоре нет условия о компенсации расходов, сотрудник все равно имеет право на выплату.

  • Основанием для отказа может быть только условие трудового договора, в котором прямо указано, что подобные расходы работодатель работнику не компенсирует. Если такого условия нет, работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию. Если не заплатить, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд.

  • За нарушение трудового законодательства грозит штраф:

  • руководителю от 1 до 5 тыс. руб.,

  • организации – от 30 до 50 тыс. руб. или приостановка деятельности до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Оформление прогула за отсутствие сотрудника на рабочем месте при дистанционной работе из-за коронавируса.

  • Чтобы уволить дистанционного сотрудника за прогул, нужно доказать, что его не было на рабочем месте или там, где работник должен находиться, больше 4-х часов подряд. В условиях эпидемии доказать прогул сложно, поскольку дистанционные сотрудники находятся дома. В этом случае сотрудника можно наказать за недоступность по определенным трудовым договором каналам связи в целях получения заданий от работодателя, а также за неполучение работодателем результатов дистанционной работы. Но не за прогул (ст. 192, 193 ТК РФ).

  • С 1 января 2021 года работника можно уволить, если он без уважительной причины не выходит на связь больше 2-х рабочих дней подряд. Исключение – работодатель установил более длительный срок в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или в допсоглашении к нему (абз. 8 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Внимание!Работника нельзя уволить за отсутствие на рабочем месте, если он по согласованию с работодателем выполнял свои трудовые обязанности дистанционно.

  • Если работник трудится в новых условиях по поручению работодателя, то считается, что стороны по факту договорились об изменении трудового договора. Поэтому соглашение нужно считать заключенным (определение Верховного суда от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Особенности увольнения сотрудников на дистанционной работе.

  • Работодатель вправе уволить дистанционного сотрудника по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации(ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, дистанционного сотрудника можно уволить еще в 2-х случаях:

  • когда сотрудник без уважительной причины не выходит на связь больше 2-х рабочих дней подряд. Исключение – работодатель установил более длительный срок;

  • когда сотрудник, работающий на дистанционке постоянно, переехал в другую местность и больше не может трудиться на прежних условиях.

  • Чтобы уволить дистанционного работника, выполните 5 шагов:

  • Направьте уведомление о расторжении трудового договора.

  • Издайте приказ о прекращении трудового договора о дистанционной работе по форме Т-8, которую утвердилопостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В основании приказа укажите положение статьи ТК РФ, по которой происходит увольнение.

  • Направьте работнику приказ в электронном виде. Затем в течение 3-х рабочих дней с даты увольнения направьте копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением.

  • Внесите в сведения о трудовой деятельности информацию об увольнении работника (форма СЗВ-ТД).

  • Вышлите работнику по почте заказным письмом с уведомлением бумажную копию приказа в день увольнения, а также трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК, абз. 8 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

  • Ко дню увольнения дистанционный работник должен вернуть работодателю оборудование и средства, которые были нужны для работы. Если работник отказался возвращать оборудование или вернул его испорченным, то организация может взыскать с него материальный ущерб. Определите размер ущерба и запросите у работника письменное объяснение (ст. 246, 247 ТК РФ). Если сумма ущерба больше среднего месячного заработка работника, и он отказывается возмещать ущерб добровольно, то обращайтесь в суд.

"Это Бизнес" ТПП РФ

НОВОСТИ ПО теме -> Бизнес и предпринимательство

Сейчас в г. Междуреченск (21:48)
погода
1.6 Co
пасмурно

Работа

требуется - Официант-кассир Образование: Не указано Квалификация:
  • трудоустройство согласно ТК РФ
  • ...
требуется - столяр строительный Образование: Среднее профессиональное Квалификация:

Граждане дального зарубежья

....
vacancyImg675240
требуется - ПОВАР

умение вкусно готовить

. Полный рабочий день.
требуется - Водитель карьерного автосамосвала Белаз 7555 Образование: Среднее общее .

Транспортировка горной массы...

Каталоги магазинов города

Новости