Раз в три года соцстрах может проверить любую компанию, но некоторые предприниматели рискуют столкнуться еще и с внеплановой ревизией ФСС. Как узнать о ней и правильно подготовиться?

Проверки ФСС бывают камеральными и выездными. Выездные тоже делятся на две группы: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверкиинспекторы соцстраха проводят совместно с налоговой службой в соответствии с годовым планом-графиком. В план может попасть любая компания, но не чаще 1 раза за 3 года. То есть если вашу организацию проверяли в 2020 году, то в следующий раз вы попадете в план не раньше 2023 года.

Но существуют еще и внеплановые проверки. Правило «одного раза за три года» тут уже не действует. Поводом для внеочередного визита проверяющих обычно служат:

• жалобы настоящих или бывших работников, особенно руководящего звена;

• ошибки и несоответствия, выявленные камеральной проверкой;

• ликвидация или реорганизация компании.

Обычно представители контролирующих органов предупреждают страхователя о предстоящей проверке. Но сильно рассчитывать на это не стоит. Ревизия может застать врасплох, но даже если инспекторы уже на пороге, не стоит паниковать.

Что проверяет ФСС.

• Так как плановые выездные ревизии проводятся вместе с налоговой, в ходе проверки инспекторы обеих служб проверяют правильность:

• расчетов страховых взносов, не только администрируемых ФСС, но и находящихся в ведении налоговой. Например, на обязательное социальное страхование ВНиМ;

• выплаты пособий при наступлении страховых случаев (травма на производстве, профессиональные заболевания, временная нетрудоспособность по больничному листу, декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком);

• получения путевок застрахованными лицами.

Проверка ФСС по больничным листам.

• С особой тщательностью проверяющие анализируют больничные листы. Инспекторы проверяют не только точность суммы расчета, но и правильность заполнения листа.

• На что смотрят при проверке больничных:

• на соответствие Госстандарту;

• документ должен быть оригинальным и подлинным;

• наличие четкой печати и разборчивой подписи врача;

• работодатель заполняет печатными буквами один раздел листка.

При ошибке недопустимы исправления корректирующими средствами, неверную информацию нужно аккуратно зачеркнуть, а верную внести на оборотную сторону листка с надписью «Исправленному верить», подписью руководителя организации, а, при наличии, и печатью;

• ошибки, допущенные медучреждением, исправлять нельзя, нужно оформить дубликат листка (п. 63 приказа Минздрава РФ от 02.09.2020 №925н).

Кто первым попадает под контроль.

• Любая организация может оказаться «на карандаше» у ФСС, а затем и в плане-графике проверок. Но все же с наибольшей вероятностью в группу риска попадут следующие компании:

• крупные страхователи с большим количеством застрахованных работников;

• работодатели, применяющие пониженные ставки страховых взносов;

• если организация запрашивает большие суммы из ФСС для возмещения пособий;

• если фирма производит выплаты сотрудникам, которые не входят в базу для расчета страховых взносов, например, материальная помощь при рождении ребенка; должники по страховым взносам более двух отчетных периодов подряд;

• компании, часто вносящие корректировки в отчеты.

Важно! Если для Вашей организации актуальны один или несколько пунктов, будьте готовы к скорой проверке!

Проверка ФСС 2021: какие документы подготовить.

• Прежде всего ФСС интересуют отчеты по форме 4-ФСС, содержащие расчеты по взносам «на травматизм». Эти документы должны храниться в организации не менее 5 лет, но проверяющих интересуют отчеты за трехлетний период. То есть если проверка проходит в марте 2021, то надо предоставить инспекторам документы, начиная с марта 2018 года.

• Инспекторы страховщика могут потребовать и другие документы, которые страхователь обязан ему предоставить (ст. 4.2 закона от 29.12.2006 №255-ФЗ). Это могут быть любые документы, прямо или косвенно касающиеся взносов, например:

• учредительные документы;

• учетная политика предприятия;

• ЛНА по организации и оплате труда;

• трудовые, коллективные, договоры ГПХ;

• расчетные ведомости по заработной плате;

• кассовые документы, выписки со счетов;

• расчеты по всем пособиям;

• больничные листы.

Список неполный: в ходе проверки инспекторы ФСС могут запросить и иные бумаги, например, при применении льготных тарифов наверняка понадобятся обосновывающие документы.

• Ранее совместные проверки практиковались представителями ФСС и ПФР. Теперь же, после передачи администрирования пенсионных взносов налоговой службе, ПФР осуществляет лишь проверку отчетов персонифицированного учета

Можно ли обжаловать результаты проверки.

• По закону срок проведения проверки ФСС ограничен двумя месяцами. Днем начала проверки считается день вынесения соответствующего решения. В крайних случаях, при наличии оснований, изложенных вст. 26.16 закона №125-ФЗ, проверка может быть продлена до полугода. Фактически проверочные мероприятия укладываются в 1-2 недели.

• В последний день проверки инспекторы составляют справку об окончании, а затем в течение 2-х месяцев - акт с результатами проверки. Все формы документов, применяемых ФСС в ходе проверок, утверждены Приказом ФСС от 25.01.2017 №9.

• Акт проверки направляют страхователю в течение 5-ти рабочих дней после его составления. А страхователь, в свою очередь, может изложить возражения, если не согласен с результатами проверки, на это у него есть 15 дней. Возражения излагают в свободной форме, но обязательно письменно, лучше на бланке организации с указанием всех необходимых реквизитов, как своих, так и проверяющего территориального отделения ФСС.

• Далее ФСС выносит Решение о привлечении к ответственности страхователя либо, наоборот, об отказе от привлечения. Решение вступает в силу через 10 дней, тогда компании направляют требование о погашении недоимки и уплате пени и штрафов.

• Если возражения не изменили итогов проверки, результаты можно обжаловать в вышестоящем органе ФСС либо в суде. Также жалобы можно подать в оба органа одновременно в течение 3-х месяцев со дня получения акта проверки. Решение по жалобе принимают за месяц, о чем сообщают страхователю в течение 3-х рабочих дней.

«Это Бизнес» ТПП РФ